Diferencias en la comprobación de dietas

Es necesario diferenciar entre la comprobación de dietas exentas de tributación y de retención realizada a la empresa o realizada al trabajador de la misma.

En el primer caso, de comprobación a la empresa por las retenciones que debió practicar, entendemos que el asunto está bastante claro, puesto que como indica la SAN del 15-06-2011: para que puedan operar las exenciones de tributación previstas en el mismo es necesario que se justifique, por lo menos, la realidad  de los desplazamientos y que los mismos se han producido efectivamente en el ejercicio  de su actividad laboral. Está claro, pues, que no es suficiente la documentación interna elaborada por la propia empresa, como pueden ser las hojas de liquidación de gastos de viaje, o los justificantes de pago a los trabajadores, o los resúmenes mensuales de dietas, sino que es necesario que se presente documentación externa o soporte documental suficiente de los conceptos contenidos en tales documentos internos.

Por el contrario, si la comprobación se realiza al trabajador y no a la empresa, la dinámica de la demostración es más dificultosa. Así, en el caso de un trabajador que actúa bajo la dirección del empresario, es decir, que no es él quien realiza la organización de su trabajo de manera autónoma sino que depende de la organización de la empresa acudiendo a donde le mandan y consecuentemente entrega en la empresa la documentación que esta le exige  para acreditar los costes asumidos por los desplazamientos, será el pagador el que deberá acreditar el día y el lugar del desplazamiento y asimismo la razón o motivo.

Como pagador, debe identificarse al pagador final (empresa) y no al pagador instrumental (trabajador que adelanta el dinero) por lo que es fácil concluir que no es exigible  que el trabajador conserve las facturas  y tickets de gastos por los que recibe las dietas, siendo suficiente, a estos efectos, que el trabajador se remita a los archivos de la empresa, porque considerar que un trabajador que percibe en su nómina las cantidades correspondientes a su trabajo, entre las que se incluyen las dietas exentas, y obtiene la certificación de ingresos que refleja tal situación, está obligado a dudar de su contenido e, incluso que debe apreciar si la documentación entregada a la empresa es suficiente o no, a los efectos de acreditar la realidad exigida en el artículo 9 del R.D. 439/2007, y actuar en consecuencia (es decir, obligándolo a declararlas como renta de trabajo aunque no fueran objeto de retención) supondría elevar el listón de exigencia tributaria a un nivel excesivo e incompatible con la realidad de la relación trabajador/empresario.

No obstante, en el caso de un trabajador-administrador, que además de realizar trabajos profesionales para la empresa ocupa el cargo de administrador social aunque no perciba retribución por las gestiones de administración, entendemos que es el propio trabajador quien tiene la obligación de conservar los justificantes de los desplazamientos en su condición de administrador social de la empresa y no en su condición de trabajador al servicios de la misma. Es por eso que en todo el procedimiento de comprobación, el trabajador-administrador deberá entregar todos aquellos medios de prueba de que dispone la empresa para no solo demostrar la realidad de los pagos efectuados sino también la realidad de los desplazamientos que originan los gastos abonados en concepto de dietas y por tanto, exentas de tributación y de retención si no superan los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente.