Dietas y Kilometraje

Una sentencia de la Audiencia Nacional establece que las empresas deben justificar las dietas exentas que paga a sus trabajadores por los desplazamientos por motivos de trabajo. Eso implica que no es suficiente con los documentos internos y que han de conservarse los justificantes que prueben la procedencia de la misma.

La sentencia establece que “esos documentos internos acreditarían, en todo caso, el abono al trabajador de determinadas cantidades en concepto de dietas, pero no la realidad y razón de los desplazamientos, que es uno de los requisitos esenciales para aplicar la exención”.

La empresa alegaba, en este caso, que la ley no obliga a la entidad pagadora a conservar los justificantes de los gastos de los trabajadores, a lo que la Audiencia contesta que “la empresa confunde el hecho de que los gastos de dietas y desplazamientos no necesiten justificación respecto de la cuantía declarada exenta, con que no sea necesario justificar la realidad de los desplazamientos concretos y gastos específicos alegados, así como que estos tuvieron lugar en municipios distintos a aquél en que está situado el centro de trabajo habitual al de los perceptores de las cantidades controvertidas.”

Es muy habitual que empresa y trabajador justifiquen este tipo de percepciones mediante un documento, hoja de gastos, que especifica aquellos desplazamientos que el empleado ha realizado y por los que la empresa le compensa económicamente.

Este fallo explica que la exención de los importes percibidos en concepto de dietas se establece cuando está perfectamente justificado el desplazamiento y el hecho de que éste se produzca por motivos de trabajo.

Cabe pensar, por tanto, que no es suficiente que la empresa conserve esas hojas de gastos en las que se detallan esos desplazamientos y que a estos documentos han de incorporarse los justificantes que acreditan que esos desplazamientos se han realizado realmente, lo han sido durante las horas de trabajo y motivados por el mismo.

DIETAS: GASTOS DE DESPLAZAMIENTO, MANUTENCIÓN Y ESTANCIA EXCEPTUADAS DE GRAVAMEN Enero/2016.

Antes de profundizar en este tema, como preámbulo, debe quedar claro desde el inicio que se produce un desplazamiento desde el momento en que cualquier empleado de la empresa inicia un movimiento desde su centro de trabajo hacia cualquier punto fuera de éste por motivos laborales.

Se entiende por dietas aquellas cantidades que la empresa paga a sus trabajadores para compensarles de los gastos que éstos incurren en medios de transporte y en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, cuando tienen que desplazarse o viajar fuera del lugar donde se encuentra su centro habitual de trabajo.

Estas cantidades no tributarán en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas del trabajador que las perciba, y serán deducibles en el Impuesto sobre Sociedades de la empresa que las pague, siempre que se pueda justificar la realidad y necesidad del desplazamiento y se cumplan, además, los siguientes requisitos:

1. Gastos de desplazamiento o locomoción que compensen al empleado o trabajador por los gastos de transporte, realizado en medios que no sean propiedad de la empresa, cuando se desplace fuera del centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto (con independencia de que este último esté situado en el mismo o en distinto municipio que el centro de trabajo habitual), sin sobrepasar los siguientes límites:

1. 1. Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

1. 1. En otro caso (vehículo propio, es decir, no hay factura), la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, A estas cantidades abonadas por kilómetro recorrido se le podrán añadir los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen con factura o documento equivalente.

1. Gastos de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, es condición necesaria que el gasto se origine en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia habitual. El pagador de los gastos deberá acreditar el día y el lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. Están exceptuadas de tributación en el IRPF las cantidades abonadas para gastos de manutención y estancia en hoteles, que no superen los siguientes importes:

1. Por gastos de manutención: o Cuando se haya pernoctado (en municipio distinto), 53,34 euros si el desplazamiento es dentro del territorio español, o 91,35 euros si el desplazamiento es al extranjero. o Cuando no se haya pernoctado, estarán exentas las asignaciones que no excedan de 26,67 euros si el desplazamiento es dentro del territorio español, o 48,08 euros si el desplazamiento es al extranjero.

1. Por gastos de estancia en hoteles/hostales, el importe que se justifique con la factura correspondiente. Sin embargo tributarán las cantidades pagadas por los trabajadores por estancia en viviendas alquiladas, ya que para estar exentas debe tratarse de un establecimiento de hostelería. Cuando los trabajadores pernocten en viviendas, para que la empresa pueda deducirse el gasto correspondiente, será necesario que se formalice directamente el contrato de arrendamiento entre la empresa y el propietario de la vivienda. Como particularidad, los conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios si se producen por desplazamiento por territorio español, o de 25 euros diarios si existe desplazamiento al extranjero.

COMENTARIOS GENERALES:

• Las dietas abonadas a trabajadores con contrato de obra no están exentas, ya que su centro de trabajo es aquel en el que se desarrolla la obra y se considera que no se produce desplazamiento. Ello salvo que el trabajador se desplace de la obra para la que está contratado a otras obras diferentes.

• En ningún caso se podrán costear, por este concepto, los movimientos desde el domicilio particular del trabajador hasta el centro de trabajo y viceversa.

• Como se puede ver en el cuadro resumen, en el caso de que el empleado o trabajador presente factura es deducible el total del importe que aparece en la misma. Como siempre, estas facturas deben de cumplir todos los requisitos legales: identificación de la empresa emisora de la factura, los datos de la empresa receptora de la misma, número de factura, fecha y lugar de expedición, concepto, importe de la operación, base imponible, cuota del I.V.A. debidamente desglosada y total factura.

• Las dudas más importantes surgen en el segundo de los casos, es decir, aquel en el que el empleado o trabajador se desplaza por motivos laborales, pero no presenta factura que justifique el gasto realizado. En este caso se establecen unos límites económicos, pero – y esto es lo importante- la normativa dice que, además, es necesario justificar la “realidad del desplazamiento”, es decir, que el empleado o trabajador debe presentar a la empresa algún documento que certifique el desplazamiento realizado. De no ser así, también sería el gasto deducible si la empresa dispusiese de algún documento que demuestre la realidad del desplazamiento (notas de entrega de mercancía, correos electrónicos confirmando una visita etc.). Aquí es donde surge la gran incógnita: ¿cómo se justifica la realidad del desplazamiento? La respuesta a esta pregunta es, en muchos casos, compleja; por ello, cada empresa, en función de sus peculiaridades, debe encontrar la forma de darle respaldo documental a la justificación del día, lugar y razón o motivo del desplazamiento hecho por su trabajador.

• Como medida de control, para las empresas que satisfacen dietas habitualmente a sus empleados, es recomendable que se confeccione, mensualmente y de forma individual para cada trabajador, un recibo de dietas, en el que se anoten los movimientos diarios y los gastos correspondientes. En todo caso, la mera confección de estos recibos no es suficiente por sí misma para justificar la exención de las dietas satisfechas. Será siempre necesaria la aportación de los justificantes de gastos y la acreditación de la realidad del desplazamiento que se han citado anteriormente en esta circular.

• Independientemente de los límites máximos fiscalmente exentos en los importes de dietas y sus requisitos de obligado cumplimiento, que les acabamos de mencionar en esta circular, debe tener en cuenta que existen varios convenios colectivos en los que se estipulan ciertas cuantías mínimas a satisfacer en concepto de dietas a los trabajadores desplazados de su centro de trabajo y que son de obligado cumplimiento para la empresa

CUADRO RESUMEN: JUSTIFICANDO EL DESPLAZAMIENTO

GASTOS DE LOCOMOCION

• Importe total Exento: Imprescindible presentación de la factura por uso de transporte público.
• Sin transporte público: Exención: 0,19 Euros por kilómetro realizado en vehículo propio. Se añadirán los gastos de autopista y aparcamiento que se justifiquen. El importe no justificado pierde la exención.

GASTOS DE MANUTENCIÓN:

• Importe total Exento: Imprescindible presentación de la factura del restaurante.
• SIN PRESENTAR FACTURA
  • SIN PERNOCTA: ESPAÑA 26,67 Euros. EXTRANJERO 48,08 Euros.
  • CON PERNOCTA: ESPAÑA 53,34 Euros. EXTRANJERO 91,35 Euros.
  • El exceso sobre las citadas cantidades pierde la exención.

GASTOS DE ESTANCIA:

• Importe total: Imprescindible presentar factura de hotel
• Conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera sin justificación de gastos
  • ESPAÑA 15,00 Euros
  • EXTRANJERO 25,00 Euros.
  • El exceso sobre las citadas cantidades pierde la exención.

IRPF. Rendimientos del trabajo. Gestión del Impuesto. Retenciones sobre las cantidades satisfechas. Dietas y gastos de desplazamiento de los empleados.

Argumentaciones Jurídicas a las que recurrirá la administración tributaria que habrá que desvirtuar mediante cualquier medio de prueba generalmente admitido en derecho:

Se parte del hecho de que “se justifique la realidad de los desplazamientos“, pues el gasto cuya exención se invoca debe tener un sustento fáctico real, la realidad del desplazamiento, que es lo que califica al gasto.

Ese hecho se ha de acreditar por el sujeto pasivo que pretende dicha deducción. En este sentido, conforme a lo establecido en el art. 114 de la LGT ” Tanto en el procedimiento de gestión como en el de resolución de reclamaciones, quien haga valer su derecho deberá probar los hechos normalmente constitutivos del mismo”.

Por tanto corresponde en este caso al contribuyente, quien pretende la deducibilidad de los gastos, probar la efectiva existencia de los mismos.

En relación con la carga de la prueba compete en todo caso a cada parte la carga de probar sus pretensiones. La carga de la prueba es un concepto no demasiado perfilado en el proceso contencioso, que se limita a ser tributario de la doctrina civilista nacida de los artículos 1214 y siguientes del Código Civil. La importancia del expediente administrativo en nuestra jurisdicción explica la falta de relevancia de este tema. La carga de la prueba, paradójicamente tiene interés sólo cuando hay falta o ausencia de prueba de hechos relevantes. En ese caso, el Tribunal debe hacer la imputación lógica a la parte que quebrantó el “onus probandi”.

En Derecho Tributario, la carga de la prueba tiene, por otra parte, una referencia específica en la Ley General Tributaria , que impone a cada parte la prueba del hecho constitutivo de su pretensión, en términos afines a las tradicionales doctrinas civilísticas”.

La Inspección debe requerir al sujeto pasivo para que aporte la documentación acreditativa de las circunstancias de devengo de dietas, su cuantía, datos del desplazamiento y motivo del mismo y El sujeto pasivo debe sostener que la realidad del desplazamiento queda acreditada por _______ y en relación a la fecha y lugar de cada desplazamiento a través de ___________________ con lo que se pueda estimar razonablemente que ha quedado acreditado cada uno de los desplazamientos del sujeto pasivo durante los periodos regularizados.

En relación a la justificación de los gastos deducibles, estos deben resultar debidamente acreditados, lo que significa la obligatoriedad de justificar documentalmente la realidad del desplazamiento, fecha, lugar y motivo.

Partiendo de que la Inspección debe requerir a la empresa a fin de que justifique la adecuación de los importes satisfechos a los trabajadores en concepto de dietas y gastos de viaje, a los desplazamientos reales (determinación de fechas, identificación del trabajador, explicación del asunto, etc…) no resultan suficientes unos listados que, si bien podrían demostrar la realidad del abono de los gastos, no justifican de ningún modo la realidad del desplazamiento y no constituyen, en definitiva, más que una simple información sin aportar las ordenes de viaje, cometidos desempeñados, etc y sin figurar en el expediente los soportes que dieron lugar a las cantidades satisfechas (tikets, facturas, etc.) por lo que la conclusión que se puede alcanzar por la administración no es otra que no se cumple el requisito previsto en la legislación para entender que nos encontramos ante pagos por dietas por manutención y gastos de locomoción, cual es, que se trate de desplazamientos fuera del lugar del trabajo habitual y que se justifique la realidad de dichos desplazamientos, limitándose la empresa a la aportación de justificantes elaborados por la propia entidad que carecen de virtualidad suficiente a los efectos pretendidos.

La ausencia de un detalle de los desplazamientos invocados, así como su determinación o correspondencia con los importes satisfechos por la entidad al sujeto pasivo, lleva a considerar, correspondiendo íntegramente a la parte acreditar dichos extremos, que la ausencia de prueba que ponga en relación los datos aportados con la realidad de los desplazamientos que dice realizados, se ha de entender que no existe acreditación, en los términos exigidos por el Reglamento, respecto de la realidad de los desplazamientos, y en consecuencia prosperará la resolución impugnada.